Juridisk
Databehandleraftale
Aftalen om de oplysninger om andre mennesker, du selv lægger ind i Riff: dig som dataansvarlig, os som databehandlere.
Udkast af 30. september 2026. Ikke gældende endnu.
1. Hvad aftalen er
Når du lægger oplysninger om andre mennesker ind i Riff, for eksempel navn og e-mail på en kontaktperson hos et spillested, er det dig, der bestemmer, hvad de skal bruges til. Du er dataansvarlig for dem, og vi opbevarer og viser dem kun for dig. Det gør os til dine databehandlere, og loven kræver en skriftlig aftale om det (databeskyttelsesforordningens artikel 28). Det er denne aftale. Lægger du aldrig oplysninger om andre ind, har den ingen betydning for dig.
Aftalen er en del af brugerbetingelserne og gælder, når du har accepteret dem. Står der noget andet i brugerbetingelserne om oplysninger om andre, går denne aftale forud. Har du brug for en underskrevet udgave, for eksempel fordi en hvervgiver beder om det, så skriv til os.
2. Parterne
Du er den privatperson, der har oprettet kontoen. Et selskab eller en virksomhed kan ikke være part.
Vi er Sylvester Erbs Ledet og Thor Håkon Lindebjerg Friis, som driver Riff i fællesskab. Vi hæfter solidarisk for forpligtelserne i denne aftale.
Kontakt. Skriv til hej@riff-app.dk om alt, der handler om aftalen. Vi skriver til dig på den e-mailadresse, din konto er oprettet med.
3. Hvad aftalen dækker
Aftalen dækker personoplysninger om andre end dig, som du selv lægger ind, eller som står på de bilag, du uploader. Hvilke oplysninger og personer det drejer sig om, står i bilag A. Oplysninger om et selskab er ikke personoplysninger, men oplysninger om en kontaktperson i selskabet og om en enkeltmandsvirksomhed er.
Oplysninger om dig selv er ikke omfattet. Dem er vi selv dataansvarlige for efter privatlivspolitikken.
Aktivitetsloggen er en undtagelse. Af hensyn til sikkerheden og for at kunne dokumentere, hvad der er sket på din konto, skriver vi dine handlinger ned i en log. Loggen kan indeholde navnet eller titlen på det, handlingen gælder, for eksempel en virksomhed, en kontaktperson, et projekt, en udgift eller en kørsel. For loggen er vi selv dataansvarlige efter privatlivspolitikken. Vi bruger den kun til sikkerhed og til at afgøre en uenighed om, hvad der er sket på din konto, og den bliver slettet 12 måneder efter handlingen, også hvis du har slettet din konto.
4. Dit ansvar
Du sørger for, at du har lov til at bruge oplysningerne om andre til det, du bruger dem til, at de er rigtige, og at personerne ved, at du har dem. Læg ikke følsomme oplysninger om andre ind, for eksempel om helbred, strafbare forhold eller cpr-numre. Riff er ikke lavet til dem.
5. Hvad vi må og ikke må
Vi behandler kun oplysningerne om andre efter din instruks. Din instruks er denne aftale, det, du selv gør i Riff, og det, der skal til for at drive Riff for dig: opbevaring, sikkerhedskopier, fejlsøgning og support, når du beder om det. Vi siger det til dig med det samme, hvis vi mener, at en instruks er ulovlig, eller hvis loven kræver, at vi gør noget andet med oplysningerne, medmindre loven forbyder os at sige det.
Vi bruger ikke oplysningerne om andre til vores egne formål. Vi sælger dem ikke og bruger dem ikke til markedsføring, profilering eller til at træne AI-modeller. Statistik om brugen af Riff laver vi kun ud fra samlede tal på tværs af alle brugere.
6. Tavshedspligt og adgang
Kun vi to har adgang til oplysningerne, og vi har tavshedspligt, også efter at aftalen er ophørt. Skal andre have adgang, for eksempel en udvikler, vi hyrer, skal vedkommende først skrive under på en tavshedspligt.
Vi kigger kun i din konto, når du har bedt os om hjælp, når vi skal håndtere et brud på sikkerheden eller misbrug, eller når loven kræver det. Hvert opslag bliver logget, og du kan se opslagene i appen under Profil → Privatliv → Hvem har set mine data.
7. Sikkerhed
Vi beskytter oplysningerne med de foranstaltninger, der står i bilag C. Vi må forbedre eller udskifte dem, men ikke gøre sikkerheden ringere.
8. Underdatabehandlere
Du giver os lov til at bruge de underdatabehandlere, der står i bilag B. Med hver af dem har vi en aftale, der giver dem de samme databeskyttelsespligter, som denne aftale giver os, og vi hæfter over for dig for dem.
Vil vi tage en ny i brug eller skifte en ud, giver vi dig besked pr. e-mail mindst 30 dage før. Er du imod det, kan du slette oplysningerne om andre eller din konto, inden ændringen træder i kraft.
9. Lande uden for EU og EØS
Oplysningerne kan blive overført til lande uden for EU og EØS, hvor bilag B siger det. Grundlaget er EU-US Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
10. Hjælp til dig
Du kan selv se, rette og slette oplysningerne om andre i appen, og du kan få et samlet udtræk ved at skrive til os. Beder en person dig om indsigt, rettelse eller sletning, og kan du ikke klare det selv, så skriv til os. Vi hjælper uden unødig forsinkelse og om muligt inden for 14 dage, så du kan nå at svare inden for din egen frist på en måned. Skriver en person direkte til os om oplysninger, en bruger har lagt ind, henviser vi personen til brugeren.
Vi giver dig også de oplysninger, du skal bruge for at overholde dine pligter om sikkerhed, brud og konsekvensanalyser efter databeskyttelsesforordningens artikel 32 til 36.
11. Brud på sikkerheden
Opdager vi et brud på sikkerheden, der rammer oplysninger om andre fra din konto, også hos en underdatabehandler, giver vi dig besked uden unødig forsinkelse og om muligt inden for 48 timer. Beskeden fortæller, så vidt vi ved det, hvad der er sket, hvilke oplysninger og hvor mange personer det rammer, hvad det kan betyde for dem, og hvad vi gør ved det. Det er dig, der vurderer, om bruddet skal anmeldes til Datatilsynet, men vi hjælper gerne.
12. Sletning
Sletter du din konto, sletter vi oplysningerne om andre sammen med resten af dine data, både i databasen og selve bilagsfilerne. Vil du have oplysningerne udleveret først, så hent dem ud, før du sletter kontoen.
Kopier i sikkerhedskopier af databasen bliver slettet senest 30 dage efter. Skal vi genskabe Riff fra en sikkerhedskopi, sletter vi slettede konti igen, før Riff åbner.
13. Kontrol
Vi giver dig de oplysninger, du skal bruge for at se, at vi overholder aftalen. Du kan også lave en revision, selv eller ved en uafhængig revisor med tavshedspligt, normalt højst én gang om året og med 30 dages varsel. Hver part betaler sine egne omkostninger. Datatilsynet kan altid få den adgang, loven giver det.
14. Varighed, ændringer og lovvalg
Aftalen gælder, så længe vi har oplysninger om andre fra din konto. Ændrer vi aftalen, giver vi dig besked pr. e-mail mindst 30 dage før. Er du imod ændringen, kan du slette oplysningerne om andre eller din konto, inden den træder i kraft.
Ansvar, overdragelse, lovvalg og tvister følger brugerbetingelserne. Intet i aftalen begrænser de berørte personers ret til erstatning efter databeskyttelsesforordningens artikel 82.
Bilag A. Behandlingen
Formål. At give dig et værktøj til dine honorarer, fradrag, bilag og kørsler, herunder hvem der har betalt dig, hvem du har købt af, og hvor du har kørt hen.
Hvad vi gør. Opbevarer, viser og søger i oplysningerne, aflæser bilag automatisk, foreslår adresser og beregner afstande for kørsler, sender pushbeskeder, tager sikkerhedskopier og sletter.
Hvem. Kontaktpersoner, personer, der driver en enkeltmandsvirksomhed, andre, der betaler dig eller sælger til dig, personer, der står på dine bilag, og personer, hvis adresse du kører til.
| Hvor i Riff | Oplysninger |
|---|---|
| Virksomheder og kontaktpersoner | Navn, titel, CVR-nummer, adresse, e-mail, telefonnummer og dine noter |
| Honorarer, udgifter og projekter | Hvem der har betalt dig eller solgt til dig, beløb, dato, titel, beskrivelse og noter |
| Bilag | Billede eller PDF og det, der står på det, og de felter, der bliver aflæst automatisk. Det rå svar fra aflæsningen bliver slettet efter 30 dage |
| Kørsler | Adresser, dato, formål og noter |
Hvor længe. Til du sletter oplysningen eller din konto. Et bilag, du sletter, kan gendannes i 30 dage og bliver derefter slettet endeligt. Om sikkerhedskopier og logs, se punkt 12.
Bilag B. Underdatabehandlere
| Hvem | Hvad | Hvor |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Tyskland | Servere, database, bilagsfiler og sikkerhedskopier | Tyskland (Falkenstein og Nürnberg) |
| Google Cloud EMEA Ltd., Irland | Automatisk aflæsning af bilag med Gemini. Google får kun selve bilaget, ikke filnavnet eller oplysninger om dig, og bruger det ikke til at træne sine modeller | EU og USA |
| Cloudflare, Inc., USA | Ligger foran Riffs server og beskytter mod angreb. Al trafik går igennem | EU og USA |
| Functional Software, Inc. (Sentry), USA | Fejlovervågning. Fejlbeskeder bliver renset for oplysninger om personer, før de bliver sendt | EU |
| Raintank, Inc. (Grafana Labs), USA | Driftslogs. Logs bliver renset for oplysninger om personer, før de bliver sendt | EU |
| HeiGIT gGmbH, Tyskland | Beregner afstanden for en kørsel. Får kun koordinater, ikke adresse eller hvem du er | Tyskland |
| Apple Inc., USA | Leverer pushbeskeder til din iPhone. En besked kan indeholde titlen på et honorar | USA afventer bekræftelse |
Når du skriver en adresse til en kørsel, slår vores server den op hos Klimadatastyrelsens offentlige adressetjeneste. Opslaget siger ikke, hvem du er.
Bilag C. Sikkerhed
- Databasen sørger selv for, at en bruger kun kan læse sine egne rækker, også hvis appens kode glemmer det
- Bilagsfiler kan kun hentes gennem appen af den bruger, de tilhører
- Al trafik er krypteret med TLS
- Adgangskoder bliver gemt som hash med Argon2id
- Grænser for antal forsøg ved login, nulstilling af adgangskode og kald til serveren
- Vores opslag i brugernes konti bliver logget, og brugeren kan selv se dem
- Totrinslogin på de konti, Riff drives fra
- Krypterede sikkerhedskopier af databasen hver 6. time, gemt i et separat lager og slettet efter 30 dage
- Kopier til udvikling og test bliver anonymiseret